با تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتالی در سیستم های مدیریت مهندسی کاربران می توانستند با استفاده از برنامه های دارای قابلیت جستجو ، ویرایش اسناد به بهینه شدن در بهره وری سازمان ها کمک کنند .
تبدیل فرایندهای مدیریت پروژه از کاغذ به سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) تاثیرات عمدهای بر بهرهوری، امنیت، و کارایی دارد. در ادامه به بررسی این تاثیرات میپردازیم .
1- افزایش بهرهوری و کارایی
با دیجیتالسازی اسناد، اعضای تیم پروژه میتوانند به سرعت و به راحتی به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا می کنندکه زمان جستجو و بازیابی اسناد را به شدت کاهش میدهد و منجر به افزایش بهرهوری میشود.همچنین سیستم های مدیریت مهندسی EDMS امکان اتوماسیون بسیاری از فرآیندهای مدیریتی مانند تایید اسناد، ارسال اطلاعیهها و مدیریت جریان کاری را فراهم میکند. این اتوماسیون باعث کاهش زمان صرف شده برای کارهای دستی و افزایش کارایی تیم میشود.
2-کاهش هزینه ها
با حذف نیاز به چاپ، ذخیرهسازی و مدیریت اسناد کاغذی، هزینههای مربوط به فرآیندها به طور قابل توجهی کاهش مییابد . در نتیجه با دیجیتالسازی اسناد، نیاز به فضای فیزیکی برای ذخیرهسازی اسناد کاهش مییابد . که این امر میتواند هزینههای مرتبط با اجاره و نگهداری فضا را کاهش دهد.
3- کنترل اطلاعات
سیستمEDMS امکان کنترل دقیق دسترسی به اسناد را فراهم میکند. این سیستمها میتوانند سطح دسترسی مختلفی برای کاربران را تعریف کنند که به حفظ امنیت اطلاعات کمک میکند . همچنین با پشتیبان گیری منظم از اطلاعات در سیستمهای دیجیتال منجر به حفظ امنیت و بازیابی سریع اطلاعات در صورت بروز مشکل می شود .
4-افزایش دقت
در این سیستم های مدیریت مهندسی، اطلاعات به صورت دقیق و بدون خطا ثبت میشوند که امکان پیگیری تغییرات در نسخههای مختلف اسناد را فراهم میکنند، که باعث کاهش خطاها و افزایش دقت کاربران در وارد کردن اطلاعات کمک میکند . همچنین با پشتیبانگیری منظم خطر از دست رفتن اطلاعات به دلیل حوادث فیزیکی مانند آتشسوزی یا سیل کاهش مییابد.
5– اشتراکگذاری آسان اطلاعات
با استفاده از EDMS، اعضای تیم میتوانند به راحتی و به سرعت اسناد و اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک بگذارند . این امر به بهبود همکاری و هماهنگی بین اعضای تیم کمک میکند . با امکان ارسال پیام، چت داخلی و ایمیل را فراهم میکند که به بهبود ارتباطات بین اعضای تیم منجر میشود .
نتیجهگیری
تبدیل از سیستمهای کاغذی به دیجیتال در نرمافزار پروژهای با سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) تاثیرات مثبتی شامل افزایش بهرهوری، کاهش هزینهها، افزایش امنیت، و بهبود همکاری تیمی دارد . با بهرهگیری از این سیستمها، سازمانها میتوانند فرآیندهای خود را بهبود ببخشند. این امر باعث می شود تا پروژهها را با کارایی و دقت بیشتری مدیریت کنند.
منابع: Rhyton.de
