سیستم مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) چیست؟
سیستم مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) یک راهحل جامع برای ذخیرهسازی، مدیریت و بازیابی اسناد دیجیتال است. این سیستمها به سازمانها کمک میکنند تا حجم زیادی از اسناد را در پروژههای بزرگ مانند پروژههای انرژی، معدن و زیرساخت هستند که به صورت الکترونیکی اسناد و مدارک خود را مدیریت کرده و از مزایای متعددی بهرهمند شوند.
چگونه باEDMS ریسک پروژه را کاهش دهیم؟
سیستم EDMS ویژگیهایی مانند شمارهگذاری انعطافپذیر، کنترل نسخه و اعتبارسنجی متادادهها، و همچنین ردیابی واقعی دادههای تحویل در مقابل برنامهریزی به کنترل ریسک در پروژه کمک میکند. با وجود فرآیندهای بازبینی بیندیسیپلینی و ابزارهای نشانهگذاری مهندسی، کیفیت و کارایی پردازش افزایش مییابد و تاریخچه ارسالها و گزارشهای ممیزی به دفاع در برابر ادعاها و توافقها کمک میکند.
مزایای استفاده از EDMS
امنیت و تعیین سطح دسترسی : با تخصیص دسترسیهای مناسب به کاربران، میتوان کارایی و بهرهوری تیم را افزایش داد زیرا کاربران تنها به اطلاعات و ابزارهایی دسترسی دارند که برای انجام وظایف خود نیاز دارند و از دسترسی غیر مجاز جلوگیری می شود.
کاهش هزینهها: با حذف ذخیرهسازی فیزیکی اسناد و کاهش مصرف کاغذ، کاهش ضایعات، کاهش مصرف انرژی باعث کاهش هزینه ها می شود.
افزایش بهره وری: با ایجاد دسترسی سریع و آسان به اسناد، زمان صرف شده برای یافتن و مدیریت اسناد کاهش مییابد و کارایی کارکنان افزایش مییابد همچنین امکان نسخهبندی اسناد و پیگیری تغییرات ایجاد شده را برای کاربر فراهم میکند. این قابلیت به کاربران کمک میکند تا تاریخچه تغییرات را مشاهده و به نسخههای قبلی بازگردند.
پشتیبانی از راه دور : دسترسی الکترونیکی به اسناد به کارمندان اجازه میدهد تا از هر مکان و در هر زمان به اطلاعات دسترسی داشته باشند، که این امر به افزایش انعطافپذیری و بهرهوری کمک میکند.
نتیجهگیری
سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) یک راهحل در جهت تسهیل همکاری، افزایش انطباق و صرفهجویی در زمان، به سازمانها کمک میکنند تا اسناد خود را بهصورت بهینه و کارآمد مدیریت کنند.
استفاده از EDMS میتواند به بهبود عملکرد کلی سازمان و دستیابی به اهداف استراتژیک در پروژه های بزرگ کمک کند.
منابع: Rhyton.de
