فرآیند مدیریت پروژه

۵ شهریور ‎۱۴۰۳

مقدمه

فرآیند مدیریت پروژه یک رویکرد ساختاری برای برنامه ریزی، اجرا و تکمیل یک پروژه است. این مجموعه،شامل مراحلی می‌شود که مدیران پروژه و تیم ها را در طول چرخه زندگی پروژه هدایت می‌کند تا اهداف پروژه به طور موثر و مفید به دست می‌آیند.

به گفته موسسه مدیریت پروژه (PMI) و بدنه دانش مدیریت پروژه (PMBOK)،فرآیند مدیریت پروژه به پنج مرحله کلیدی آغاز، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و پایان تقسیم می شود.

فرآیند مدیریت پروژه

آغاز:

یک پروژه جدید یا مرحله جدید از پروژه با دریافت مجوز برای شروع پروژه تعیین می شود.

طرح پروژه توسعه: این سند به طور رسمی به پروژه اجازه می دهد و مدیر پروژه را با حق استفاده از منابع سازمانی برای فعالیت های پروژه فراهم می کند. هدفها، مقیاس، مشارکت کنندگان و اهداف کلیدی پروژه را توصیف می کند.
شناسایی مشارکت کنندگان: شناسایی تمام افراد یا سازمان هایی که توسط پروژه تحت تاثیر قرار می‌گیرد. تجزیه و تحلیل مشارکت کنندگان برای درک منافع، تأثیر و تأثیر آنها بر پروژه انجام می‌شود.

برنامه ریزی:

تعیین مقیاس: ایجاد یک بیان دقیق در مورد مقاصد پروژه که شامل ارائه، مرزها، محدودیت‌ها و فرضیه ها است.
ایجاد ساختار تقسیم کار(WBS): فشارهای پروژه را به بخش های کوچک تر و قابل مدیریت تقسیم کنید.
برنامه ریزی پروژه: فعالیت ها را تعریف کنید، آنها را ترتیب دهید. مدت زمان آن را ارزیابی کنید و برنامه نویسی پروژه را توسعه دهید.
ارزیابی هزینه ها و تعیین بودجه: قیمت منابع و بودجه پروژه را ارزیابی کنید.
برنامه مدیریت کیفیت: استانداردهای کیفیت و چگونگی رسیدن و اندازه گیری آنها را تعیین کنید.
توسعه برنامه منابع انسانی: نقش ها، مسئولیت ها را شناسایی کنید.
طرح ارتباطات: ایجاد یک طرح ارتباطی برای اطمینان از این که اطلاعات به طور موثر به تمام وابسته ها گسترش می یابد.
مدیریت ریسک برنامه ریزی: شناسایی ریسک ها، و اندازه گیری و برنامه ریزی برای پاسخ به ریسک ها را انجام دهید.
طرح خرید: تعیین آنچه برای خرید، چگونگی خرید آن، و معیار برای انتخاب فروشندگان را تعیین کنید.
برنامه ریزی تعامل از طرفین: توسعه استراتژی هایی برای تعامل با طرفین در طول چرخه زندگی پروژه انجام دهید.

اجرا:

هدایت و مدیریت کار پروژه: برای رسیدن به اهداف پروژه نیاز به رهبر تیم (مدیران پروژه) می باشد. تا در برنامه مدیریت پروژه کار تعیین شده انجام شود.
مدیریت دانش پروژه: استفاده از دانش موجود و ایجاد دانش جدید برای رسیدن به اهداف پروژه و کمک به یادگیری سازمانی لازم می باشد.
مدیریت کیفیت: اطمینان حاصل کنید که محصولات پروژه با استانداردهای کیفیت مشخص می شوند.
کسب منابع: منابع انسانی، مواد و تجهیزات لازم برای تکمیل فعالیت های پروژه دریافت می شود .
توسعه تیم: مهارت های تیم و تعامل برای بهبود عملکرد پروژه تقویت شود .
مدیریت ارتباطات: باید از جمع آوری، توزیع و ذخیره زمان و مناسب اطلاعات پروژه اطمینان داشت.
اجرای پاسخ های خطر: اقدامات لازم برای مقابله با ریسک های شناسایی شده انجام شود.
مدیریت تعامل مشارکت داران: ارتباط برقرار کنید و با مشارکت کنندگان برای پاسخگویی به نیازها و انتظارات آنها کار کنید.

نظارت و کنترل:

کنترل تغییرات پروژه: پیگیری، بررسی پیشرفت پروژه نسبت به اهداف درخواست تغییرات اسناد پروژه و برنامه مدیریت پروژه را نظارت می کند.
برنامه ریزی کنترل: بر فعالیت های پروژه برای به روز رسانی پیشرفت و مدیریت تغییرات به برنامه ریزی پایه نظارت می کند.
کنترل هزینه ها: هزینه های پروژه برای مدیریت تغییرات نظارت می کند.
کنترل کیفیت: نتایج پروژه های خاص را نظارت می کند تا آنها با استانداردهای کیفیت مطابقت دارند.
منابع کنترل:منابع فیزیکی که به پروژه اختصاص داده شده است به طور برنامه ریزی شده در دسترس باشند.
مراقبت از ارتباطات: اطمینان حاصل کنید که نیازهای اطلاعات شرکت های وابسته به آنها پاسخ داده می شود.
کنترل ریسک: ریسک شناسایی شده را دنبال کنید، ریسک های باقی مانده را نظارت کنید و ریسک جدید را شناسایی کنید.
کنترل خرید: روابط خرید را مدیریت و بر عملکرد قرارداد نظارت کنید.
نظارت بر تعامل مشارکت داران: تنظیم استراتژی ها و برنامه ها برای نظارت مشارکت کنندگان پروژه ایجاد می شود.

پایان دادن:

پایان پروژه یا مرحله: تمام فعالیت های پروژه را به صورت رسمی به پایان رسانید. این شامل تأیید ارائه های پروژه به معیار های پذیرش پاسخ می دهند و دریافت پذیرش رسمی از مشارکت کنندگان است.
خرید بسته: تکمیل و حل هر قرارداد، از جمله حل هر موضوعی که باز است.
کتاب درس های یاد گرفته شده: یک بررسی پس از پروژه را انجام دهید تا درس های آموخته شده را جمع آوری کنید و آنها را برای اشاره در آینده ثبت کنید.
منابع پروژه را آزاد کنید: اعضای تیم پروژه و منابع دیگر را برای وظایف جدید آزاد کنید.

مزایای پیروی از فرآیند مدیریت پروژه

بهبود عملکرد پروژه: رویکرد ساختاری تضمین می کند که فعالیت های پروژه با اهداف پروژه هماهنگ می شوند.

بهبود رضایت طرفداران: انتظارات طرفداران و ارتباطات در طول چرخه زندگی پروژه مدیریت می کند.

کاهش ریسک: مدیریت خطر پیشآوری احتمال و تأثیر مشکلات بالقوه را کاهش می دهد.

استفاده موثر از منابع: از منابع برای حداکثر بهره وری پروژه را استفاده می کند.

تضمین کیفیت: استفاده مداوم از فرآیند های مدیریت کیفیت تضمین می کند که محصولات ارائه شده به استانداردهای مورد نیاز را برآورده می کنند.

بهبود مداوم: ثبت نام درس های آموخته شده و بهترین شیوه ها، بهبود مستمر در شیوه های مدیریت پروژه را تشویق می کند.

نتیجه گیری

فرآیند مدیریت پروژه برای موفقیت هر پروژه‌ای اساسی است و تضمین می‌کند که اهداف به صورت کارآمد و مؤثر محقق شوند.

به طور خلاصه، فرآیند مدیریت پروژه یک چارچوب جامع برای مدیریت موفق پروژه ها فراهم می کند. با پیروی از این مراحل و شامل کردن بهترین شیوه های PMBOK، مدیران پروژه می‌توانند اطمینان حاصل کنند که پروژه هایشان به موقع، در حدود بودجه و به رضایت طرفین ارائه می‌شوند.

منابع:‌ Rhyton.de